[학위과정(대학원) 시작 전 준비사항 5] : 엑셀(excel), 파워포인트(PPT) 사용법

1. 엑셀 사용법

엑셀의 중요성은 대학원 뿐만 아니라 산업체에서도 크게 느낄 수 있습니다. 이렇게 중요하기 때문에 대학에 입학하면 신입생 때 엑셀에 관련한 수업을 필수과목으로 듣게 됩니다. 대부분의 이공계 대학생들은 엑셀 사용에 익숙할 것입니다. 다양한 assignment 관련해서 직/간접적으로 엑셀을 이용하여 보고서를 작성하였을 것이기 때문입니다. 학부과정에서 엑셀 사용은 단순한 수식 계산 및 그래프 등을 그리는데 사용하는 것이 대부분이었을 것입니다. 하지만 엑셀에는 이보다 훨씬 유용한 기능이 많이 있습니다. 이러한 고급 기능 등을 한번쯤 사용해본다면 대학원에서 유용하게 사용할 수 있을 것입니다. 예를 들어 대학원에서 가끔씩 과제 예산 작업을 해야할 경우가 있습니다. 과제에 참여하는 기관이 많을수록 엑셀의 시트 수가 증가하고 계산이 복잡해 지는데, 이럴 경우 [보기]-[새창] 기능을 사용하면 같은 파일을 여러 개로 열어서 한번에 볼 수 있기때문에 예산 작업을 할 때 유용합니다. 그리고 간단한 엑셀 함수 등을 한번쯤 사용해보고 대학원 과정을 시작한다면 학위과정동안 유용하게 사용할 기회가 반드시 있을 것입니다.

2. 파워포인트 사용법

파워포인트는 대학원에서 없어서는 안될 필수 프로그램입니다. 엑셀의 경우 없다면 Matlab 등의 프로그램으로 대체가 가능하지만, 파워포인트의 경우 자신의 연구 결과를 대중들에게 발표할 때 사용하는 도구이므로 파워포인트는 마이크로오피스 관련 프로그램에서 가장 중요한 프로그램이 아닐까 생각이 듭니다. 파워포인트는 발표를 위한 프로그램이지만, 저널논문에 삽입하는 그림을 수정하는데도 유용하게 사용됩니다. 그러므로 파워포인트는 크게 발표용 자료 작성 및 저널논문 그림 수정 이 두가지 기능으로 사용된다고 할 수 있습니다.

학부과정에서는 파워포인트를 사용할 기회가 많지 않을 것입니다. 대부분 교수로부터 일방적으로 수업을 듣고 시험을 통해서 평가 받기 때문에 발표를 할 기회가 많지 않기 때문입니다. 가끔 term project 발표를 위해서 각 조별 대표가 발표하는 기회를 제외하고는 거의 없을 것입니다. 하지만 대학원에서 정상적인 학위과정을 하고 있다면 적어도 일주일에 한번은 발표를 하게 될 것입니다. 연구실마다 일주일에 한번 정도는 랩미팅이 있기 때문입니다. 이러한 발표를 할 때 중요한 요소 중에 하나가 자신이 전달하고자 하는 내용을 발표자료에 잘 정리해서 표현하는 것입니다. 심지어는 자신이 발표할 내용을 굳이 말로 전달하지 않더라도 발표자료만으로 청중이 90% 이상 이해할 수 있어야 한다는 사람들도 있습니다. 발표 자료는 단순히 그림이나 글만 많다고 해서 내용 전달이 잘되는 것이 아닙니다. 슬라이드의 공간을 잘 활용하고 파워포인트에서 제공하는 유용한 기능들을 잘 활용하여야 합니다. 이러한 기능들을 잘 활용하려면 어떻게 해 할까요? 당연히 공부를 해야합니다. 대부분의 이공계생이라면 학부과정에서 파워포인트에 익숙해서 별거 아니게 생각할 수 있지만, 이러한 사소한 부분에서의 차이가 결과적으로 큰 격차를 만듭니다. 파워포인트에도 굉장히 유용하지만 우리가 몰라서 못쓰는 기능이 많습니다. 반드시 관련 교제를 한권 사서 해보시기 바랍니다. 한번 교제에 내용을 따라해 보면 학위과정동안 발표자료를 만들 때 남들과 차별화 된 자신만의 발표자료를 만들 수 있을 것입니다.

두번째 파워포인트에서 중요한 기능은 논문을 위한 그림 편집 기능입니다. 논문에 삽입될 그림 자체를 수정하는 것이 아니라 그래프 등에 특정 지점을 강조하던지 여러 개의 그래프를 하나의 figure 안에 (a), (b), (c)…. 등으로 엮어서 표시할 때 파워포인트를 사용해서 그래프를 만듭니다. 사실 이러한 기능들은 조금은 특수한 경우라서 일반적인 파워포인트 교제에서 배우는 것은 쉽지가 않습니다. 대학원과정 중에 저널논문을 작성하면서 그래프를 만들 때 파워포인트의 기능을 적절히 잘 활용해서 자신이 구현하고자하는 기능을 만들어 내는 것입니다. 하지만 이러한 기능 또한 파워포인트에 어떠한 편집 기능이 있는지 알아야지 응용이 가능한 것이기 때문에 한번쯤 그림 편집 기능 관련해서 경험해 보시는 것도 좋습니다. 일반적인 필요성만 강조하면 이해가 부족할 것 같아서 예를 들어보겠습니다. 하나의 figure에 여러 개의 그림이 포함 될 때 이러한 그림을 정렬 해야합니다. 물론 마우스로 드래그해서 보조선을 이용해도 되지만, 그림이 많을 경우는 보조선이 많기 때문에 정렬을 하기가 쉽지가 않습니다. 이러할 경우 [정렬]-[맞춤] 기능을 사용하면 원하는 그림들을 저자의 의도에 맞게 정렬할 수 있습니다. 이런 사소한 기능들을 중요하게 생각하지 않는 분도 분명히 계시겠지만, 논문에 삽입되는 figure의 사소한 부분들이 쌓여서 최종적으로 큰 차이를 이끌어냅니다.